Escolher um bom sistema para gerir a sua instituição, que seja uma boa ponte entre a escola e o aluno, e que facilite os processos é extremamente importante. Saiba mais sobre a diferença entre os dois tipos de sistema, por qual optar e o que deve ser levado em consideração na hora dessa decisão.
Com o crescimento da modalidade de ensino a distância, muito tem se discutido sobre sistemas acadêmicos e sistemas de gestão educacional. Nesse sentido, cabe investigar qual é a melhor opção para a sua instituição.
Um sistema acadêmico é, como o nome sugere, um programa que gere a vida acadêmica de uma instituição. Por meio dele, os professores lançam notas, preenchem diários de classe, consultam calendários e disponibilizam conteúdos para os alunos.
Já o sistema de gestão escolar tem uma proposta mais completa. Um bom sistema de gestão consegue integrar os setores acadêmico, pedagógico e financeiro de uma instituição, tornando automático os processos burocráticos da instituição que a utiliza e facilitando os processos no dia-a-dia. Ele emite documentos, torna estes mais acessíveis, registra dados automaticamente, calcula boletim, entre outros.
COMO ESCOLHER
Segundo Braz Antonio Pertel, gestor educacional e idealizador do sistema de gestão Pincel Atômico, na hora de escolher, deve-se optar pelo sistema mais completo, que gira a instituição como um todo, e sem exigir grandes investimentos por parte da escola.
“Um bom sistema de gestão precisa ter solução para o controle financeiro da empresa, dos clientes, de geração de boletos (e que facilite os pagamentos), da equipe, de questões acadêmicas e que ajude o pessoal do marketing com dados – para saber o que tem mais demanda e necessidade no que tangem novos serviços. Além de uma solução de EaD, sem custo adicional”, enumerou Braz.
Outro ponto que o gestor destacou como primordial é que o sistema tenha um aplicativo. “O sistema precisa ter um aplicativo que deve estar disponível em qualquer plataforma. Esse aplicativo tem que ser praticamente uma réplica do sistema usado nos computadores, com os mesmos recursos que rodam no computador” lembrou.
É ímpar também que o sistema não exija “redigitação” ou “retrabalho”. “Um professor, quando lança uma nota de determinada tarefa de um aluno, essa nota deve ser lançada em toda a documentação acadêmica – no boletim do aluno, nos relatórios acadêmicos – de forma que não deve haver necessidade de alguém digitar essa nota novamente”, analisou.
Ainda sobre o aspecto acadêmico, foi destacada a necessidade de que o sistema seja configurável de acordo com as necessidades da instituição. “O sistema não pode ser amarrado de forma com que essas informações estejam fixas e os modelos já definidos. Sim, o modelo já está definido, mas é preciso poder alterar a qualquer momento, de acordo com a conveniência da instituição”, apontou.
Ademais, um bom sistema tem de possibilitar que a escola defina quais usuários têm acesso a quais informações – restrição de uso. “Isso parece básico, mas infelizmente nós ainda encontramos sistemas onde as informações são muito abertas, de uma forma generalizada”, explicou.
Os relatórios gerados pelo sistema escolhido precisam ser bem informativos. “[Os relatórios] devem trazer informações de conteúdo de qualidade e essas informações precisam ser confiáveis”, destacou.
Por fim, Braz indicou que é imprescindível que o sistema possua uma forma de suporte online. “Um bom sistema tem de ser utilizado pelo usuário de uma forma constante, confiável, fluente e sem a necessária e constante atuação de uma equipe de TI ou de uma equipe de suporte. Talvez essa seja a grande e a melhor das características de um sistema: que ele não exija a presença do suporte por muito tempo!”, exclamou o gestor.
GANHOS PARA A INSTITUIÇÃO
Muitos são os ganhos quando a instituição escolhe um bom sistema de gestão. Braz começou mencionando a economia com a estrutura de informática. “Ao adquirir um bom sistema que seja processado e acessado via web, não há a necessidade de servidores locais, nem de computadores com grandes processamentos locais, porque a internet basta para acessar o sistema todo”, defendeu.
A economia, segundo o gestor, se estende à equipe de TI, principalmente. “Por ser um sistema web e contratado, pode-se praticamente eliminar esse custo. Não tem porque ter essa equipe se o sistema roda ali no local e se ele já tem os recursos necessários”, atentou.
Além da padronização do trabalho e das rotinas, a rapidez com que são obtidas as informações se mostra uma grande vantagem para a instituição. “Isso é importante para tomadas de decisões, quando é preciso que alguma informação esteja disponível para os usuários, dependendo do perfil de cada um, e que seja rápido, prático, e que sejam confiáveis. Informações que a partir delas o gestor possa, com segurança, tomar alguma decisão”, apontou.
Outro ganho observado, além da distância entre os setores que pode ser reduzida – principalmente em caso de escolas muito grandes, é a segurança na emissão de documentos. “Certificados, declarações, diplomas, documentos, para aluno ou quem quer que seja: é importante que tenha controle nessa emissão, inclusive quanto ao acesso naquela linha, de que nem todos podem fazer de tudo ou acessar todas as informações. Um bom sistema permite uma boa segurança de acesso e de emissão de documentos para a escola”, completou.
Fonte:
SISTEMA PINCEL ATÔMICO – www.pincelatomico.com.br
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