O período de matrículas nas escolas, apesar das condições regionais, geralmente iniciam em setembro e outubro, sendo que o fechamento depende do posicionamento que a escola tem em seu mercado de atuação. Escolas fortemente posicionadas tendem a fechar as suas matrículas num período mais curto, o que proporciona uma melhor organização para o ano letivo seguinte.
Por outro lado, as escolas com posicionamento inferior levam mais tempo para completar as suas vagas, seja por rematrícula ou por matrículas novas, tendo uma preocupação maior com o fechamento das turmas, correndo sempre o risco de ficar com vagas sobrando. Além disso, tem a questão de organização educacional, financeira e de pessoal para o próximo ano, que dependem do fechamento de matrículas.
Mas, se as matrículas não vão de acordo com o esperado, quais medidas podem ser tomadas em curto prazo?
1. Fazer um balanço das ações desenvolvidas.
É importante saber as ações que estão dando resultados e as outras que estão dando pouco ou nenhum resultado. Neste caso, deve-se abandonar as ações com resultado fraco e focar naquelas com melhores resultados.
2. Medir os resultados
O levantamento de dados é primordial para qualquer planejamento. Independente se a escola tem um sistema que possibilita o monitoramento dos resultados de matrículas, ou se o registro é feito no excel ou mesmo se é feito totalmente manual, é fundamental que a gestão tenha a preocupação de acompanhar os seus resultados em tempo real.
3. Reforço de mídia
Se a campanha de matrículas não vem dando resultados e o ano seguinte pode ser seriamente comprometido, é necessário avaliar se vale a pena fazer um reforço de mídia. Nesta avaliação, deve-se considerar a situação financeira da escola, o tempo para colocar a mídia no ar e o período que será veiculado. Por exemplo, em muitas regiões não compensa veicular no período de Natal e Ano Novo, porque muitos estarão viajando.
4. Avaliar os concorrentes
O monitoramento dos concorrentes deve ser realizado em qualquer condição, mas principalmente no momento de matrículas baixas. É importante verificar se as matrículas dos concorrentes vão bem ou se estão na mesma condição da sua escola. Tomando os concorrentes com referência, é possível saber se o problema é geral ou localizado.
5. Fazer levantamento com os alunos não matriculados
Ligar para os alunos não rematriculados e para os interessados com matrícula não efetivada, para saber se o problema é financeiro, se é descontentamento com a escola ou se existe alguma proposta melhor do concorrente.
Os resultados dessas ligações poderão nortear possíveis mudanças em descontos, plano de pagamento, planejamento de mídia e ações comerciais.
6. Novas ações
Este é o momento também de se pensar em novas ações, experimentar o que ainda não foi feito. Essas ideias podem vir de brainstorming entre os funcionários ou levantamento de ações dos concorrentes ou de colégios de outras praças.
7. Busca de uma consultoria
O momento de resultado ruim para escola é crucial para agir rapidamente, pois o impacto de matrículas baixas para o ano seguinte pode comprometer a própria sustentabilidade da instituição. Mesmo com um espaço pequeno de tempo, é hora de agilizar as tomadas de decisões. Uma empresa de consultoria na área de captação de alunos pode não fazer milagre, mas pode fazer diferença significativa no resultado.
