1. Para montar um arquivo de dados de retenção.
Com a elaboração do plano de retenção é necessário fazer os levantamentos de dados para saber quantos alunos ingressaram, quantos desistiram, qual a quantidade de formandos, quantos alunos participaram dos projetos relativos a retenção e outros dados pertinentes a manutenção do aluno na IES. O comparativo desses dados por períodos permite a instituição acompanhar o resultado do trabalho que está sendo desenvolvido.
2. Desenvolver um programa de capacitação de retenção para docentes e colaboradores administrativos.
A conscientização e envolvimento dos colaboradores, tanto docentes, quanto administrativos, é vital para o sucesso do projeto de retenção. Isso só acontecerá a partir de capacitações para despertar e envolver toda a equipe no processo. Um plano bem definido de retenção permitirá programar um trabalho específico com todos os colaboradores. As capacitações também ajudarão aos funcionários conhecer o seu papel quanto a retenção dos alunos.
3. Planejar financeiramente os gastos de retenção.
O plano de retenção deverá prever as ações, projetos e programas que serão desenvolvidos quanto à retenção dos alunos. Com isso, será possível fazer um planejamento do que deverá ser investido em retenção e do que poderá ser aproveitado em termos de pessoal e projetos já existentes para ser direcionado para retenção. Como o resultado também será medido, também será permitido saber quanto será economizado com a diminuição da evasão.
4. Monitorar os alunos em risco.
Um dos trabalhos da retenção é fazer o acompanhamento dos alunos, monitorando frequência, atrasos de mensalidades, notas baixas, falta de engajamento, problemas pessoais e outros fatores que levam o aluno a evadir. Não só deverá ser criado um comitê exclusivo para acompanhar o aluno, mas todos os professores e coordenadores deverão ser envolvidos neste processo.
5. Prever e gerenciar o crescimento da retenção.
Como já dito anteriormente, o levantamento e acompanhamento de dados permitirá saber se a evasão diminuiu ou aumentou, comparando com o trabalho que está sendo desenvolvido, a situação econômica, a oferta de financiamentos e outros fatores externos e internos prós ou contra a retenção de alunos.
6. Montar uma análise através de um diagnóstico sobre o que já é desenvolvido na IES quanto a retenção.
O próprio plano de retenção exige um diagnóstico do que é desenvolvido na IES quanto à retenção. Quais projetos e programas acadêmicos, culturais, esportivos e administrativos existentes, mesmo que com outras finalidades, ajudam ou podem ser direcionados para o processo de retenção?
O diagnóstico permite também conhecer os dados sócios econômicos dos alunos, o que ajuda a traçar um perfil deles para planejar melhor o trabalho de retenção. Além disso, pode-se pesquisar o conhecimento dos alunos com uma prova diagnóstica, para conhecer o domínio dos alunos quanto ao conhecimento básico necessário ao desenvolvimento acadêmico e, desta forma, também direcionar as atividades relativas ao nivelamento.
7. Poder avaliar o desempenho dos projetos e programas de retenção.
Conhecer o resultado de cada ação, projeto e programa que apoiam a retenção e alunos e seu impacto nos resultados de retenção é fundamental para manter ou alterar cada um desses itens.
8. Elaboração de metas e estratégias.
A partir do plano de retenção, são criadas metas e estratégias para aplicação e acompanhamento do plano. Isso permite a instituição desenvolver melhor o projeto de retenção.
